Gemeinsam mit den KOMPASS-Anwenderkantonen erarbeiten die Fachspezialisten von Abraxas die Spezifikationen für die dritte Generation der Fachapplikation. Unabhängig davon entsteht auf Basis der ECM Integrationsplattform (ECM.ip) ein kostengünstiges und flexibles Archivmodul.  

Die Fachapplikation  KOMPASS für Berufsbildungsämter ist heute in ihrer zweiten Version in neun Kantonen und im Fürstentum Liechtenstein im Einsatz. Gemeinsam mit Kundenvertretern, die in der "Interessengemeinschaft Informatik im Berufsbildungswesen" (IGIB/GRIF) organisiert sind, erarbeiten Spezialisten der Abraxas derzeit die Spezifikationen für die dritte Generation der Softwarelösung. Zur Diskussion steht dabei auch die Neuentwicklung der Lösung auf JAVA. Um den hohen Reifegrad von KOMPASS und die anerkannte Anwenderfreundlichkeit nicht zu gefährden, wird dabei anstelle einer radikalen Lösung ein evolutionäres – sprich: punktuelles – Vorgehen bevorzugt.  

Archivmodul auf Basis der ECM Integrationsplattform

Insbesondere im Bereich der Archivierung besteht Handlungsbedarf. Bereits jetzt haben die Kantone Strategien zum rechtssicheren Umgang mit Daten entwickelt. Zur Umsetzung der rechtssicheren Aufbewahrung setzen viele Kantone auf zentrale Archivierungsplattformen. Heute ist es nicht ohne erheblichen Aufwand möglich, eine Fachapplikation wie KOMPASS an ein solches zentrales System anzubinden. Um dieses Problem zu lösen, die Investitionen der Kunden zu schützen und gleichzeitig den Benutzerkomfort zu erhöhen, entwickelt Abraxas auf Basis der  ECM Integrationsplattform ECM.ip das Modul  KOMPASS.ecm.  

Wie Abraxas ECM-Aufgaben angeht, illustriert ein kurzes Video am Beispiel der ECM-Integrationsplattform ECM.ip.

KOMPASS.ecm erlaubt die einfache Anbindung von KOMPASS an unterschiedliche Archivsysteme mittels standardisierter Adapter. Sämtliche dokumentenbezogenen Services werden dabei in KOMPASS.ecm zusammengezogen. Nach kundenspezifischen Regeln werden die Dokumente ins gewünschte Dateiformat konvertiert, mit Metadaten versehen, zu Dossiers zusammengefasst und am richtigen Ort strategiekonform abgelegt. Die Vorteile liegen auf der Hand: KOMPASS.ecm trennt KOMPASS von der Systemumgebung ohne dabei die Funktionalität einzuschränken. Dadurch können einerseits Änderungen in Bezug auf die Archivlösung rasch umgesetzt werden und andererseits wird sichergestellt, dass ein allfälliger Versionswechsel von KOMPASS keine teuren Anpassungen aufgrund von Inkompatibilitäten nach sich zieht.  

Individuelle Dossiers und übersichtlicher Datenzugriff

KOMPASS.ecm bringt den Anwenderinnen und Anwender erhebliche Vorteile. Sie profitieren von einem deutlich grösseren Komfort dank der intuitiven Benutzerführung des Moduls, sowie von einer effizienteren Arbeitsweise durch den direkten Zugriff auf archivierte Dokumente. Der im neuen Modul enthaltene Dossierbrowser wird direkt in die KOMPASS-Oberfläche integriert. Unabhängig von ihrem Speicherort können Dokumente darin zu Dossiers zusammengefasst werden. Diese können neben der heutigen kontextgerechten Aufbereitung für jeden Anwender gemäss seinen Aufgaben individuell erweitert werden. Mittels Drag&Drop lassen sich auch E-Mails inklusive Attachement einfach und schnell einem bestimmten Dossier zuordnen.  

Kurz: KOMPASS.ecm unterstützt die unterschiedlichen kantonalen Archivierungsstrategien, erhöht mittels elektronischer Dossiers den Komfort für Anwenderinnen und Anwender und senkt gleichzeitig Kosten für eine hohe Flexibilität in Bezug auf Veränderungen in der Systemumgebung.