Archivierung & Dokumentenmanagement mit windream

Elektronische und physische Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation, nicht nur zwischen Personen, Unternehmen und Ämtern, sondern auch zwischen verschiedenen Fachbereichen in den Organisationen. Die Handhabung dieser Dokumente beeinflusst massgeblich die Effizienz der Arbeitsprozesse einer Organisation. Windream unterstützt Firmen und Verwaltungen beim Management dieser Dokumente über den gesamten Lebenszyklus: Vom Scanning, über das Prozess- und Dokumentenmanagement bis hin zur rechtssicheren Archivierung.

Durch seine nahtlose Integration in die Windows-Umgebung gilt windream zudem als technologisch führende Lösung. Die Abraxas Informatik AG als Integrations- und Technologie-Partner des windream Lösungsportfolios unterstützt ihre Kunden bei der Planung, der Umsetzung und dem Betrieb effizienter Dokumentenmanagement- und Archivlösungen und entwickelt auch eigene windream-Module.

Ausgewählte windream Funktionen und Anwendungsbereiche im Überblick:

Dossiers- & Dokumentenverwaltung

Einfache Verwaltung von Dokumenten und Dossiers

Wie viel Wissen geht verloren und wie oft wird das Rad neu erfunden, nur weil Dokumente und Informationen nicht auffindbar sind? windream vereinfacht den Zugang zu aktuellen Informationen, verbessert die Kollaboration an elektronischen Dokumenten und ist dazu geeignet, den Datei-Server als Dokumentenmanagement-System abzulösen. windream sorgt mittels Versionierung dafür, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, wird das Dokument durch das Lebenszyklus-Management automatisch oder manuell archiviert. Über Indizes stehen die Dokumente und Dossiers zudem zu jedem Zeitpunkt komfortabel zur Verfügung.

 

  • Gruppierung von zusammengehörenden Dokumenten in Akten/Dossiers
  • Zahlreiche Dokumentenmanagement-Funktionen wie "In Bearbeitung nehmen", "Check-out/in" und Versionierung
  • Granulares Rechtemanagement
  • Stellvertretung, Abonnemente und Wiedervorlage
  • Einfache und effiziente Indexierung
  • Schneller Zugriff auf Dokumente und wichtige Funktionen über eine Sidebar
  • Zugriff auf Dokumente über Windows, Web-Portal oder Mobile App
  • Kaum Schulungsaufwand dank intuitiver Bedienung

 

Vertragsverwaltung

Alle Verträge im Überblick

Die elektronische Verwaltung von Verträgen in einem Dokumentenmanagementsystem bietet viele Vorteile. So zum Beispiel ein schnelles Auffinden der aktuellen Verträge auf Knopfdruck, der Zugriff auf die Verträge im Unternehmen oder von unterwegs und eine rechtskonforme Ablage mit einer lückenlosen Historisierung.

Die Lösung windream Vertragsakte bietet eine einfache Möglichkeit die Vertragsdokumente und Rahmenvertragsdokumente im windream DMS zu verwalten. Sie unterstützt die Verwaltung von Rahmenverträgen und somit auch die Verknüpfung diverser Vertragsdokumente unter einem Rahmenvertrag über eine eindeutige Rahmenvertragsnummer.

Eine zentrale Funktion der Vertragsverwaltung ist die Fristenüberwachung: Damit wird das Verpassen von Kündigungsfristen vermieden. Der Benutzer wird automatisch per E-Mail über ablaufende Fristen orientiert, und kann somit rechtzeitig die nötigen Massnahmen ergreifen. Somit bleiben dem Unternehmen teure Sanktionen erspart.

Verlängerungen von Verträgen lassen sich bequem nachtragen. Hierbei können sowohl ganze Ordner als auch mehrere Vertragsdokumente gewählt werden. Die Vertragsakte sorgt automatisch für eine Neuberechnung und Nachindizierung der durch die Verlängerung veränderten Fristen und Zeiten. Bereits gekündigte Verträge werden dabei ignoriert, so dass ein versehentliches Verlängern eines bereits gekündigten Vertrags vermieden wird.

 

Prozessmanagement

Prozesse effizient gestalten

Windream BPM ist eine hochmoderne Lösung zur Verwaltung und Optimierung von dokumentenorientierten Geschäftsprozessen (Business Process Management). Die Lösung interagiert reibungslos mit dem windream DMS/Archiv-System und ermöglicht es, Geschäftsprozesse respektive Vorgänge einfach und flexibel zu entwerfen, zu bearbeiten und zu steuern. Dadurch lassen sich unternehmensspezifische Geschäftsvorgänge, die nach festen Regeln ablaufen, vollständig automatisieren.

Windream BPM sorgt für flüssige Prozesse:

  • Einfache Generierung, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen
  • Reibungslose Interaktion zwischen BPM- und windream DMS/Archiv-System
  • Grafischer Designer und Formulargenerator
  • Übersichtlicher Viewer zur Dokumentenanzeige
  • Unternehmensspezifische Rollenübernahme auf Basis der windream-Benutzer- und -Gruppenverwaltung
Rechnungseingangsverarbeitung

Effiziente Verarbeitung des Rechnungseingangs

Die manuelle Verarbeitung und Archivierung von Kreditorenrechnungen ist sehr aufwändig. Es sind zahlreiche Arbeiten nötig: Vom Posteingang über die Datenerfassung und Buchung hin zur Vertragsprüfung mit individuellen Prüfungen und Freigaben. Daneben müssen u.a. Rückfragen von und bei Lieferanten, Storni und Gutschriften erledigt werden. Und schliesslich müssen die Rechnungen auch noch archiviert werden. Hinzu kommen Infrastrukturkosten für Kopien, Ablagen, Transport und die Archivierung.

Dieser Prozess erfordert viel Zeit und es entstehen schnell erhebliche Kosten pro Rechnung.

Die Digitalisierung des Prozesses durch den Einsatz von Scanning-, Rechnungsverarbeitungs- und Archivierungstechnologien von windream und seinen Partnern erlaubt die Produktivität, Auskunftsfähigkeit und Prozesssicherheit wesentlich zu erhöhen, und die Kosten in der Regel stark zu senken.

Eine optimierte Kreditorenrechnungsverarbeitung hat u.a. folgende Nutzenelemente:

  • Verkürzung der Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen
  • Einbindung von elektronischen Rechnungen
  • Entlastung der Fachkräfte von Nebentätigkeiten
  • Unterstützung der Rechnungslesung mit Zeichenerkennung (OCR)
  • Automatische Datenvalidierung
  • Vermeidung von Mahngebühren und Einhaltung von Skontofristen
  • Transparenter Bearbeitungsstatus
  • Einfache und schnelle Recherche nach archivierten Belegen
  • Kein Dokumentenverlust
  • Einsparung Archivplatz, Einsparung Archivführung

 

Langzeitarchivierung

Gesetzeskonforme Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente

Zahllose Gesetze und Vorschriften auf allen föderalen Ebenen, über alle Branchen hinweg bis hin zu internationalen Vorgaben: Die Aufbewahrungspflichten und -fristen machen die gesetzeskonforme Archivierung elektronischer Dokumente zu einer wahren Herausforderung. Oft lagern die Dokumente relativ ungeordnet in verschiedenen Systemen, wie etwa Datei-Servern und E-Mail-Systemen. Zudem sind sie meist schlecht vor Veränderung und unautorisiertem Zugriff geschützt. Das Archivsystem windream kann die langfristige, geordnete und rechtskonforme Archivierung von Compliance-relevanten Dokumenten sicherstellen.

Durch die Ablage im windream-Archiv wird eine Veränderung der archivierten Dokumente verunmöglicht. Mit den entsprechenden Ablageformaten, wie etwa PDF/A, wird die langfristige Lesbarkeit sichergestellt. Alle Zugriffe auf Dokumente werden in windream protokolliert. Schliesslich unterstützt das Archiv auch die Löschung der Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Seit dem 1. Januar 2017 ist die GeBüV-Konformität von windream gemäss des Kompetenzzentrums Records Management zertifiziert (Geschäftsbücherverordnung).

Mit windream archivieren Sie garantiert gesetzeskonform:

  • Einhaltung gesetzlicher Richtlinien zur elektronischen Archivierung auch bei Archivierung auf wiederbeschreibbare Medien (Festplatten)
  • Nahtlose, transparente Integration ins windream Dokumentenmanagementsystem
  • Unterstützung modernster Storage-Technologien
  • Parallele Archivierung in heterogenen Hardware-Subsystemen
  • Archivierbare Datenmenge nahezu unbegrenzt
  • Einfache und übersichtliche Archivsystem-Administration
  • Automatische Medienkopien
  • Automatische Replikation
E-Mail-Management

Rechtskonforme Verwaltung der E-Mails

E-Mails stellen einen wesentlichen Teil der Kommunikation innerhalb des Unternehmens sowie mit Kunden und Geschäftspartnern dar. E-Mails enthalten grosse Mengen an geschäftsrelevanten Informationen, welche aufbewahrungswürdig und zumindest teilweise aufbewahrungspflichtig sind. Die Notwendigkeit, E-Mails zu organisieren, ordnungsgemäß zu speichern bzw. zu archivieren wird immer dringlicher. Dabei stehen drei Bereiche im Vordergrund:

  • Compliance: Die elektronische Archivierung stellt sicher, dass Compliance-relevante E-Mails rechtskonform aufbewahrt werden und auch nicht beim Austritt eines Mitarbeiters verloren
  • Knowledge: Viel Wissen verbirgt sich in E-Mails. Durch den Austritt von Mitarbeitern geht dieses Wissen unwiederbringlich verloren. Die elektronische Archivierung hilft dieses wertvolle Wissen zu erhalten.
  • Optmierung: Die E-Mail-Archivierung kann E-Mail-Systeme entlasten und hilft so eine anwenderfreundliche IT-Umgebung aufrechtzuerhalten.

Windream greift die Anforderungen an ein modernes E-Mail-Management auf und bietet hierfür eine leistungsstarke Lösung: windream Exchange. Diese bietet die effiziente, rechtskonforme, regelbasierte und automatische Archivierung von E-Mails aus Microsoft Exchange:

  • Komfortable Verwaltung von E-Mails aus Microsoft Outlook und windream
  • Effiziente Bearbeitung und schnelle Recherche mit den windream-spezifischen ECM-Funktionen
  • Automatische und manuelle Nachrichten-Archivierung
  • Einfache Konfiguration mit Regelassistent
  • Deutliche Entlastung des Microsoft Exchange Servers

 

 

Scanning & Digitalisierung

Mit windream den Medienbruch schliessen

Im Zeitalter der Digitalisierung ist das Scanning ein wichtiges Mittel, um Dokumente medienbruchfrei zu verwalten. Im Zusammenspiel mit windream bieten wir verschiedene Scanlösungen an, um die Papierdokumente zu erfassen und im elektronischen Format zu überführen. Die Lösungen leisten jedoch weit mehr als das reine Digitalisieren von Papier. So können Dokumente in nur einem Arbeitsgang erfasst, indiziert und im windream ECM-System archiviert werden. Je nach Kundenbedürfnis setzen wir u.a. auf folgende Lösungen:

  • windream Imaging: Ideale Lösung für das Scanning am Arbeitsplatz
  • Oneclick Solutions AutoClick: Lösung zur hohen Automatisierung der Erfassung von Dokumenten
  • Abraxas DokProzessor: Import-Modul mit Ordnerüberwachung und Formatkonversion

 

Qualitätsmanagement

Optimierung dank digitalem Qualitätsmanagement

Ein einheitlicher Arbeitsablauf und die Einhaltung verschiedenster Prozessregularien sind wichtige Elemente in Unternehmen, welche der Qualität verpflichtet sind. In vielen Branchen sind eine lückenlose Dokumentation und die Einhaltung verpflichtender Richtlinien unabdingbar. Ein digitales Qualitätsmanagement (QM) hilft die Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Es unterstützt die Erstellung, Prüfung und Genehmigung, die Publikation und Verteilung der Qualitätsmanagement-Dokumente.

Mit dem windream-Qualitätsmanagement wird ein QM-Dokument nach der Erstellung zur Prüfung weitergegeben. Der Prüfer erhält das Dokument und kann dieses kommentieren, zurückstellen oder zur Freigabe weiterleiten. Mit der endgültigen Freigabe durch den Verantwortlichen werden im Dokument die Prüfvermerke ergänzt, das Dokument eingefroren, im rechtssicheren Archiv gespeichert und danach zur Veröffentlichung weitergereicht. Mit der Veröffentlichung wird ein PDF mit Wasserzeichen erzeugt und der Verteilungsmechanismus gestartet. Auf Basis des festgelegten Verteilers wird den Mitarbeitern ein entsprechendes E-Mail mit einem Link zu ihrem QM Bestätigungs-Webportal zugestellt. Mit einem Mausklick wird das Webportal geöffnet. In diesem einfach zugänglichen Webportal können die Anwender die bereitgestellten Dokumente herunterladen. Das Dokument wird angezeigt, der Empfänger kann das Dokument lesen und auf der letzten Seite mit einer Lesebestätigung versehen. Diese wird automatisch in der Dokumentenhistorie eingetragen und ist damit entsprechend nachvollziehbar.

Nach der Veröffentlichung können alle berechtigten Mitarbeiter die aktuellen QM-Dokumente über das windream WebPortal einfach abrufen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt oder benötigen Sie zusätzliche Informationen? Wir stellen Ihnen gerne detailliertere Informationen zu oder vereinbaren eine unverbindliche Produktdemonstration.

Referenz zu diesem Thema

Komfortables Dokumentenmanagement für die Patiswiss AG

Die Geschichte der Patiswiss reicht bis ins Jahr 1905 zurück, als sie als Einkaufszentrale des Schweizerischen Konditor-Confiseurmeister-Verbandes geg…

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Urs Schalcher