Küsnacht ZH war als Pilotgemeinde an der Markteinführung von VRSG | Kreditorenworkflow beteiligt. Später entschied sie sich definitiv für die Lösung. Äusserst wichtig war der Gemeinde ein medienbruchfreier und revisionstauglicher Kreditorenworkflow.

VRSG | Kreditorenworkflow unterstützt den elektronischen Empfang und die medienbruchfreie und automatische elektronische Verarbeitung von Kreditorenrechnungen optimal. Der Prozess startet mit dem Scanning und dem Auslesen sowie der Verifizierung der Rechnungsdaten oder dem Empfang von eRechnungen. Im anschliessenden Visierungsworkflow werden Besteller und Kostenstellenverantwortliche per Email avisiert und können mit einem Webclient ortsunabhängig die Kontierung sowie die Visierung vornehmen – inklusive Abbildung des individuellen Visumreglements, Stellvertretungsregelung sowie Protokollierung und Archivierung. Die freigegebenen Rechnungen fliessen nach Wahl in die Finanzlösungen der Abraxas oder in ein weiteres ERPSystem (z.B. VRSG | FI Finanzbuchhaltung, VRSG | FIS Finanzsuite oder VRSG | TUTORIS Sozialwesen) zur Verbuchung und Auszahlung. Die Revisionstauglichkeit und die Einhaltung der Visumksompetenzen werden aufgrund der Systemunterstützung verbessert.

Wir hatten einen sehr guten Partner, mit der wir uns auf derselben Ebene bewegten Marcel Ingold, stellvertretender Leiter Finanzen, Gemeinde Küsnacht ZH

Effizienzgewinn beim Kreditorenworkflow

Küsnacht ZH war Pilotgemeinde bei der Markteinführung von VRSG | Kreditorenworkflow. Die Gemeinde im Kanton Zürich entschied sich später definitiv für diese Lösung.

Marcel Ingold, stellvertretender Leiter Finanzen von Küsnacht, fasst zusammen: "Die Lösung ist für uns optimal. Sie läuft sehr stabil und bringt uns wirklich einen Effizienzgewinn in der täglichen Arbeit."

Physische Erfassung wäre aufwändig und fehleranfällig

Die Vorteile der Lösung liegen für ihn auf der Hand: "Wir führen die Buchhaltung für fünf Gemeindegüter und verarbeiten dabei jährlich rund 30’000 Belege. 23’000 davon sind Kreditorenbelege. Es wäre höchst aufwändig und fehleranfällig, diese alle physisch zu erfassen, zu kontieren und zu visieren. Dank des neuen elektronischen Workflows ohne Medienbrüche konnten wir den Prozess optimieren, die Effizienz steigern, die Qualität erhöhen und den Aufwand reduzieren."

Die Zusammenarbeit mit Abraxas (damals VRSG) sieht Ingold positiv: "Die Diskussionen waren immer sehr konstruktiv und zielorientiert. Ich glaube, das war auch der Schlüssel dazu, dass die Einführung der Lösung so problemlos über die Bühne ging."

Sauber protokolliert und nachweisbar für die Revision

Die Akzeptanz von VRSG | Kreditorenworkflow ist bei den Mitarbeitenden gemäss Ingold sehr hoch. Entsprechend betrachtet er die Einführung der Lösung als Erfolg: "Wir haben unsere Ziele erreicht. Wir haben einen medienbruchfreien Kreditorenworkflow, der revisionstauglich ist, da alles sauber protokolliert und nachweisbar ist. Das war für uns ganz wichtig."

VRSG | FIS Belegscanning eignet sich um

  • Originalrechnungen zu digitalisieren und im VRSG | FIS Archiv zu speichern;
  • die digitalisierte Originalrechnung mit der dazu erfassten Buchung in der VRSG | FIS FinanzSuite zu verknüpfen;
  • um effizient Originalbelege zu suchen und am Bildschirm anzuzeigen.

VRSG | FIS Kreditorenvisierung bietet

  • einen einfachen, preiswerten Kreditorenworkflow;
  • eine vollständig in der VRSG | FIS FinanzSuite integrierte, digitale Rechnungsprüfung und -visierung;
  • jederzeit Zugriff auf die digitalisierten Originalrechnungen, wenn bereits oder künftig die Option VRSG | FIS Belegscanning eingesetzt wird;
  • klar geregelte Kompetenzen und einen jederzeit nachvollziehbaren Visierungsverlauf der Kreditorenrechnung;
  • freie Wahl der Rechnungsprüfer, ansonsten aber fixe Genehmigungsabläufe mit einer freien Anzahl Genehmiger (Empfehlung: max. 30);
  • die passende Lösung, wenn die Organisation nicht mehr als 10’000 Kreditorenrechnungen/Jahr verarbeitet.

VRSG | Kreditorenworkflow kann

  • komplett elektronische und automatische Kreditorenrechnungen verarbeiten;
  • Kreditorenrechnungen als eingescannte Papierrechnung oder E-Rechnung in den Kreditorenworkflow einfliessen und automatisch die entsprechenden Kreditorenbuchungen generieren lassen;
  • Korrekturen und Ergänzungen direkt auf dem digitalisierten Rechnungsbild vornehmen;
  • einen völlig individuellen Prüf- und Visumsworkflow abbilden;
  • Rechnungen mit unterschiedlichen Genehmigern pro Rechnungsposition haben;
  • Einschränkung der Mutationsberechtigungen bis auf Feldebene vornehmen;
  • mandantenübergreifend Kreditorenrechnungen bearbeiten;
  • einen ERP-unabhängigen Kreditorenworkflow haben;
  • die passende Lösung finden, wenn Ihre Organisation mehr als 10’000 Kreditorenrechnungen/Jahr verarbeitet.

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