Komfortables Dokumentenmanagement für die Patiswiss AG

Die Geschichte der Patiswiss reicht bis ins Jahr 1905 zurück, als sie als Einkaufszentrale des Schweizerischen Konditor-Confiseurmeister-Verbandes gegründet wurde. Der Wechsel zum heutigen Namen Patiswiss erfolgte im Jahr 2003. Schon im Jahr 1931 wurden neben der Funktion als Einkaufszentrale auch eine eigene Produktion von Crème und Backpulver gestartet. Mittlerweile werden zahlreiche Halbfabrikate wie zum Beispiel eine Macaron-Grundmischung, eine Gianduja-Crème, verschiedene Couverturen und verschiedene Produkte auf der Basis von Nüssen und Kernen hergestellt. Qualitätsmanagement und eine nachhaltige Produktion und Beschaffung sind wichtige Pfeiler des Geschäfts der Patiswiss.

Die Ausgangslage

Die Patiswiss sah sich wie so viele andere Unternehmen mit einem wachsenden Berg an Dokumenten in physischer und elektronischer Form konfrontiert. Diese brauchten viel Platz und der Zugriff auf abgelegte Dokumente war mühsam und zeitaufwändig. Viele Prozesse waren mit physischen Dokumenten nicht optimal gestaltbar, so dass die Patiswiss beschloss eine modernes Dokumentenmanagement- und elektronisches Archivsystem einzuführen. Die Wahl fiel dabei auf die Lösung windream aus dem gleichnamigen Unternehmen aus Bochum. In einer ersten Phase sollten sämtliche Dokumente zur Auftragsabwicklung in windream abgelegt werden, sowie sämtliche Dokumente aus der bisherigen Fileablage nach windream übernommen werden. Dabei sollten folgende Prozesse mit windream unterstützt werden: Einkauf, Verkauf, Produktion und Entwicklung.

Die Lösung

Die ausgehenden Auftragsdokumente wie zum Beispiel Debitoren-Rechnungen und Lieferscheine werden im ERP-System Casymir erstellt - eine Lösung die spezifisch für die Anforderung der Lebensmittelindustrie ausgelegt ist. Diese Dokumente aus Casymir werden automatisch in windream verschlagwortet und abgelegt. Die eingehenden Auftragsdokumente (z.B. Kreditorenrechnungen) werden eingescannt und über eine Barcodeerkennung von der Capturing-Lösung EasySeparate automatisch verarbeitet und zum Schluss in windream importiert. Sowohl bei den ein- als auch ausgehenden Dokumenten wird die leistungsstarke windream-Import-Lösung "Abraxas DokImporter" eingesetzt. Alle Auftragsdokumente werden in windream rechtskonform gemäss den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung abgelegt.

Neben den Auftragsdokumenten werden die Dokumente für die Gruppen-Ablage in windream verwaltet. Hierzu wurde der bisherige Fileserver abgelöst, indem der ganze Dokumentenbestand nach windream migriert wurde. Die Ablage und Indexierung von neuen Dokumenten erfolgt für die Benutzer komfortabel über das windream-Laufwerk.

Der Zugriff auf die Dokumente gestaltet sich sehr einfach. Es stehen dabei verschiedene Varianten zur Verfügung. Über einen sogenannten "Hot Key" können Dokumente direkt aus der Casymir-Applikation aufgerufen werden. Es steht auch ein Windows Gadget zur Verfügung, über welches man ganz einfach vom Windows-Desktop eine Suche im Archiv starten kann. Und schliesslich gibt es auch noch den Zugang über ein Web Portal für den mobilen Zugriff.

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Urs Schalcher