Die elektronische Akte an den Gerichten des Kantons Basel-Stadt - ein Praxisbericht

Basel-Stadt macht ernst mit E-Government. Vier Gerichte haben ihre bisherige Geschäftsverwaltungs-Software abgelöst und durch JURIS von Abraxas ersetzt. Dank der Einführung elektronischer Akten werden die Prozesse – vom Posteingang bis zum Versand – medienbruchfrei abgebildet.

Arbeiten ohne Medienbruch

Mit der bisherigen Geschäftsverwaltungslösung war es nicht möglich, die Arbeitsprozesse durchgehend elektronisch abzubilden. Die Folge: Die Mitarbeitenden der Gerichte hatten innerhalb der Geschäftsverwaltungslösung jeweils nur auf Teile der Akte eines bestimmten Falles Zugriff. Um den kompletten Fall zu überblicken, waren sie auf klassische Akten in Papierform angewiesen. Die neue Lösung ist in der Lage, komplette Geschäftsprozesse digital abzubilden und sämtliche Dokumente fallbezogen elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Der elektronische Posteingang

Die Post wird gescannt und danach genau wie elektronisch eingegangene Schriften zunächst in einem DMS (Document Management System) abgelegt und dann in den Zuweisungsprozess geschickt. Je nach Sachlage wird auf Basis der Dokumente ein neuer Fall eröffnet oder die Schriftstücke werden einem laufenden Fall sowie dem entsprechenden Verfahrensschritt zugeordnet. Dieser Vorgang erfolgt entweder manuell oder - insofern ein vorhandener Barcode dies erlaubt - vollkommen automatisch. Nun stehen die Dokumente innerhalb von JURIS zur Verfügung. Dies vereinfacht nicht nur die Arbeit der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, sondern ermöglicht es der Software zu erkennen, wenn ein Fall, beispielsweise dank des Eingangs einer Stellungnahme, weiterbearbeitet werden kann.

Einfache Korrespondenz

Selbstverständlich geht die Automatisierung noch weiter. Die neue Lösung stellt für sämtliche standardisierte Korrespondenzen Vorlagen zur Verfügung, wobei JURIS Informationen wie Adressen oder Fallnummern automatisch in das Wordlayout überträgt. Im Falle einer Urteilsverkündung muss so nur noch das Urteil manuell eingetragen werden. Ähnlich rasch sind die Beilagen zusammengestellt: Dazu genügt es, die jeweiligen Dokumente per Mausklick anzuwählen. Per Knopfdruck kann der Mitarbeiter nun den Brief inklusive Anlagen an das Druckzentrum weiterleiten, wo die Korrespondenz gedruckt, verpackt und abgeschickt wird. So ist es gelungen, den gesamten administrativen Abwicklungsprozess effizienter zu gestalten. Eingaben, die auf diesem Weg eingehen, verfügen über einen Barcode. Geht die dem jeweiligen Prozessschritt entsprechende Antwort ein, kann das Dokument automatisch dem nächsten Verfahrensschritt des Prozesses zugeführt werden.

Die elektronische Akte

Werkzeuge für die elektronische Aktenführung erlauben es, Dokumente aus verschiedenen Quellen personenbezogen zusammenzuführen. Diese haben auch im Vergleich zu herkömmlichen Akten diverse Vorteile:

  • Aktualität: Elektronische Akten sind immer auf dem aktuellsten Stand, da neue Dokumente anhand eines Verknüpfungsprozesses umgehend einer Akte zugeordnet werden. Metadaten wie Namen oder Fallnummern werden zentral verwaltet.
  • Sicherheit: Elektronische Akten lassen sich auf einfache Weise rechtssicher Archivieren. Mittels Backup-Lösung können sie kostengünstig gegen Verlust geschützt werden.
  • Rollenspezifische Sichten: Elektronische Akten können je nach Arbeitsprozess und Zugriffsberechtigung unterschiedlich dargestellt werden. Die Anwender sehen nur Dokumente, für welche sie eine Zugriffsberechtigung haben und die sie für ihre Arbeit benötigen.
  • Flexibilität: Dokumente aus verschiedenen Quellen und Archiven können in Akten zusammengefasst werden. Arbeitsprozesse lassen sich schnell und unkompliziert anpassen.

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Martin Brudsche