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La saisie physique de justificatifs, l’imputation comptable et l’autorisation sont sujettes aux erreurs et coûteuses. Le workflow créanciers sans rupture de médias optimise les processus, accroît la qualité et réduit les dépenses. Frauenfeld est la première administration municipale suisse à utiliser le workflow créanciers FIS intégré d'Abraxas. Ses premières expériences sont totalement positives.

Les créanciers sont un exemple classique qui n'est pas traité numériquement, mais qui peut être numérisé et standardisé avec peu d'efforts. Reto Angehrn, responsable du bureau des impôts de Frauenfeld

La ville de Frauenfeld cherchait depuis un certain temps déjà une solution pour son processus manuel et obsolète de traitement des créanciers. Avec le workflow créanciers FIS, elle a trouvé un système qui répond à ses besoins. Celui-ci prend en charge de manière optimale la réception électronique et le traitement électronique automatique des factures des créanciers. Reto Angehrn, responsable du bureau des impôts de la ville de Frauenfeld, souligne: «Lorsque j'ai annoncé que nous avions trouvé un système adapté, les réactions ont été majoritairement positives. Il n'a pas été difficile de trouver deux bureaux pour la phase pilote.»

Pour la ville de Frauenfeld, il était clair dès le départ qu'il ne s'agissait pas seulement d'un projet informatique, mais également d’un projet de conception organisationnelle et de conception de processus. «Nous ne nous sommes pas contentés de numériser nos processus, nous les avons remis en question et redéfinis dès le début. Ils sont ainsi plus faciles à comprendre pour les collaborateurs», selon Reto Angehrn. 

Depuis la fin du mois de février, les premiers services travaillent de manière productive avec le workflow créanciers FIS. Les premières réactions sont totalement positives. Nombreux sont ceux qui apprécient de pouvoir travailler sans papier et d'être indépendants du lieu où ils se trouvent en cette période de pandémie. 

Reto Angehrn, responsable du bureau des impôts de Frauenfeld
L’obligation de télétravail a montré que nous devons investir davantage dans la numérisation du secteur public. Reto Angehrn, responsable du bureau des impôts de Frauenfeld

La ville de Frauenfeld a déjà pu tirer les avantages suivants de cette nouvelle solution:

  • Les déroulements sont plus rapides car il n'y a plus de trafic postal physique interne.
  • Il est possible de suivre l'état d'avancement du contrôle des factures et de savoir qui est chargé du contrôle. 
  • L’archivage des factures physiques est plus facile et plus rapide.

Reto Angehrn en fait la description suivante: «Nous sortons de l'âge de pierre avec les tampons de comptabilité et les bordereaux pour passer à une plateforme moderne.» Personnellement, il apprécie de pouvoir vérifier les factures quand il le souhaite et de ne pas avoir à attendre qu'elles arrivent par la poste. «La plupart du temps, je contrôle les factures lorsque je lance FIS. Si cela ne devait pas être possible à certains moments, on me le rappelle automatiquement au cours de la journée.»

Avec l'introduction de FIS Accounts Payable Workflow, nous avons fait un pas, certes petit mais néanmoins important, sur la voie de l’administration numérique. Reto Angehrn, responsable du bureau des impôts de Frauenfeld

D’ici la fin de l’année, une grande partie de l'administration de la ville doit passer à la nouvelle solution. Reto Angehrn est convaincu qu'ils disposeront de tous les avantages du programme à partir de 2022. Le chemin est encore long avant que l'administration numérique ne devienne une réalité. «L’administration numérique a encore besoin de beaucoup d'innovation. Nous avons encore de grandes quantités de papier dans nos bureaux. Mais, au moins les factures physiques ne nous encombrent plus», déclare Reto Angehrn.