Die physische Erfassung von Belegen, Kontierung und Visierung ist fehleranfällig und aufwändig. Der Kreditorenworkflow ohne Medienbrüche optimiert Prozesse, erhöht die Qualität und reduziert den Aufwand. Frauenfeld setzt als erste Schweizer Stadtverwaltung den integrierten FIS Kreditorenworkflow von Abraxas ein. Ihre ersten Erfahrungen sind durchwegs positiv.

Die Kreditoren sind ein klassisches Beispiel, das nicht digital verarbeitet wird, aber mit wenig Aufwand digitalisiert und standardisiert erfolgen kann. Reto Angehrn, Leiter Finanzamt Frauenfeld

Die Stadt Frauenfeld suchte bereits länger nach einer Lösung für ihren manuellen, veralteten Prozess der Kreditorenverarbeitung. Mit dem FIS Kreditorenworkflow haben sie ein System gefunden, welches ihre Bedürfnisse abdeckt. Es unterstützt den elektronischen Empfang und die automatische elektronische Verarbeitung von Kreditorenrechnungen optimal. Reto Angehrn, Leiter Finanzamt der Stadt Frauenfeld betont: «Als ich ankündigte, wir hätten ein passendes System gefunden, erhielt ich mehrheitlich positive Rückmeldungen. Es war nicht schwierig, zwei Ämter für die Pilotphase zu finden.»

Für die Stadt Frauenfeld war von Beginn an klar, dass es sich nicht nur um ein EDV-Projekt, sondern auch um ein Organisations- und Prozessgestaltungsprojekt handelt. «Wir haben unsere Prozesse nicht einfach ins Digitale kopiert, sondern sie von Beginn weg hinterfragt und neu definiert. Dies vereinfacht das Verständnis für die Mitarbeitenden», so Reto Angehrn. 

Seit Ende Februar arbeiten die ersten Abteilungen produktiv mit dem FIS Kreditorenworkflow. Die ersten Reaktionen sind durchwegs positiv. Viele schätzen es, papierlos arbeiten zu können und in der Zeit der Pandemie ortsungebunden zu sein. 

Die Homeoffice-Pflicht hat gezeigt, dass wir in die Digitalisierung der öffentlichen Hand mehr investieren müssen. Reto Angehrn, Leiter Finanzamt Frauenfeld

Die folgenden Nutzen konnte die Stadt Frauenfeld bereits aus der neuen Lösung ziehen: 

  • Die Abläufe sind schneller, da intern kein physischer Postverkehr mehr stattfindet.
  • Der Stand der Rechnungskontrolle sowie auch wer daran arbeitet, kann nachvollzogen werden. 
  • Die Ablage der physischen Rechnungen ist einfacher und schneller.

Reto Angehrn beschreibt es mit den folgenden Worten: «Wir kommen aus der Steinzeit mit Kontierungsstempeln und Laufzetteln auf eine moderne Plattform.» Persönlich schätzt er, dass er die Rechnungen kontrollieren kann, wann er will und nicht erst auf den Posteingang warten muss. «Meist kontrolliere ich die Rechnungen, wenn ich FIS starte. Wenn dies einmal nicht möglich ist, werde ich im Tagesverlauf automatisch erinnert.»

Mit der Einführung des Kreditorenworkflows haben wir einen kleinen, aber wesentlichen Schritt auf dem Weg zur digitalen Verwaltung gemacht. Reto Angehrn, Leiter Finanzamt Frauenfeld

Noch in diesem Jahr soll ein Grossteil der Stadtverwaltung auf die neue Lösung umsteigen. Reto Angehrn ist überzeugt davon, dass sie ab 2022 den vollen Nutzen des Programms zur Verfügung haben. Bis hin zur digitalen Verwaltung sei es noch ein längerer Weg. «Die digitale Verwaltung braucht noch einiges an Innovation. Wir haben immer noch viel Papier in unseren Büros. Die physischen Rechnungen liegen aber schon mal nicht mehr auf dem Tisch», meint Reto Angehrn.