Abraxas CMI PHTG digitalisiert die Geschäftsverwaltung

Die Pädagogische Hochschule Thurgau (PHTG) mit Sitz in Kreuzlingen ist mit rund 800 Studierenden die zentrale Institution für die Ausbildung von Lehrpersonen im Kanton Thurgau. Sie bietet ein umfassendes Ausbildungsangebot – von der Kindergarten- bis hin zur Gymnasialstufe. Daneben ist sie auch in Forschung, Weiterbildung und Dienstleistung aktiv. Als vergleichsweise junge Hochschule, gegründet im Jahr 2003, sah sich die PHTG mit einem stark gewachsenen und wenig strukturierten Datenbestand konfrontiert: Über zwei Millionen Dokumente waren über die Jahre auf einem zentralen Fileserver abgelegt worden – ohne Metadaten und ohne Lebenszyklusmanagement. «Über die Jahre hat sich eine riesige Datenmenge angesammelt. Wir haben eigentlich nur produziert, aber nur sehr beschränkt gelöscht», sagt Bruno Dörig, Projektleiter der PHTG für die Digitalisierung der Geschäftsverwaltung.

Die Einführung von Abraxas CMI bot die Gelegenheit, die Geschäftsverwaltung auf eine moderne, strukturierte und archivtaugliche Basis zu stellen. Ziel war es, alle geschäftsrelevanten Daten dauerhaft nachvollziehbar und gesetzeskonform zu verwalten. Die Lösung sollte technisch überzeugen und einen langfristigen Beitrag zur Entlastung der Mitarbeitenden leisten.

Umsetzung in drei Tranchen und vorgängige Bereinigung als Erfolgsfaktoren

Vor der eigentlichen Datenmigration leistete das Team der PHTG konsequente und erfolgskritische Vorarbeit: Bereits auf dem bisherigen Laufwerk wurden Daten konsolidiert und überflüssige Dokumente gelöscht. So konnte die PHTG den Umfang der zu migrierenden Dokumente von 2 Millionen auf rund 500'000 reduzieren. Besonders hilfreich für den erfolgreichen Projektverlauf seien auch die konstruktiven, regelmässigen Absprachen der Projektleitungen auf Seiten Abraxas und PHTG gewesen.

Die anschliessende Migration verlief in drei Tranchen. In jeder Tranche führten Abraxas und PHTG gemeinsam die gleiche Workshop-Abfolge durch.

Im ersten Schritt wurden in einer Pilotphase die Dokumente der geschäftsrelevantesten Bereiche (Hochschulrat, Hochschulleitung) migriert. «Das hatte den Vorteil, dass wir uns in einem kleinen Team mit den wichtigsten Fragen auseinandersetzen und Standards für die weiteren Tranchen festlegen konnten», betont Dörig. In einer zweiten Tranche folgten die Dokumente aus Rektorat, Finanzen und Personalwesen. Die grösste Menge an Daten und Dokumenten folgte in der dritten Tranche, bei der die gesamten Dokumente der Prorektorate migriert wurden. Diese beinhalten auch die akademischen Bereiche. «Wir mussten uns beispielsweise die Frage stellen, welche Dokumente aus dem Bereich der Studierenden relevant sind und welche nicht.»

Das bedingt auch eine sinnvolle Integration von Abraxas CMI in die bestehende Systemlandschaft: Die Datenübernahme aus der Studierendenverwaltung erfolgt selektiv und manuell – etwa bei Abschlussdokumenten wie Diplomen. Im Bereich Finanzen und Personaldaten, die in Abacus verwaltet werden, entschied sich die PHTG bewusst gegen eine eigene Schnittstellenentwicklung. Stattdessen setzte man auf die angekündigte Standardintegration seitens der Hersteller, da keine zeitkritische Ablieferung bevorstand.

Verlässlich und zukunftssicher

Die Resonanz des Projekts ist positiv: Auch wenn die neue Logik von Abraxas CMI – mit strukturierter Erfassung, Metadatenpflege und Workflows – als aufwendiger empfunden wird, ist das System insgesamt verlässlicher und zukunftssicherer. Gerade im Hinblick auf die elektronische Ablieferung an das Staatsarchiv, die seit 2020 obligatorisch ist, zeigt sich der Nutzen deutlich: Während eine händische Prüfung von hunderttausenden Dokumenten kaum realisierbar wäre, übernimmt Abraxas CMI diese Aufgabe weitgehend automatisiert – ein grosser Effizienzgewinn. «Hier nimmt uns CMI mit der Parametrisierung viel Arbeit ab und wir versprechen uns eine deutliche Zeitersparnis», fasst Bruno Dörig zusammen.

Unsere Leistungen

• Aufnahme und Analyse der System- und Prozess-Anforderungen
• Planung und Durchführung verschiedener Workshops mit den Projektbeteiligten
• Konzeption und Planung der Gesamtlösung
• Implementierung einer sauberen, durchsuchbaren und nachvollziehbaren Ablagestruktur
• Migration der Dokumente aus den Legacy-Systemen
• Hosting und Betrieb von Abraxas CMI in der Abraxas Cloud
• Betreuung bei Go-live mit anschliessendem Support

Unser Mehrwert für Sie

• Abraxas CMI ermöglicht die Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente in einem Dossier. Die im Registraturplan integrierte Lifecycle-Steuerung unterstützt bei der Bereinigung von nicht mehr benötigten Daten.
• Die Langzeitarchivierung z. B. beim Staatsarchiv ist dank medienbruchfreier Übermittlung und umfassender Parametrisierbarkeit einfach möglich.
• Abraxas ist Gold-Partnerin von CMI und verfügt über qualifiziertes und fundiertes Integrations-Know-how.