Processus efficaces

Les processus numériques automatisés peuvent réduire de manière significative la charge de travail pour les affaires standard entre la population, les administrations et les entreprises, ce qui est avantageux pour les trois.

Les administrations tirent profit de processus efficaces, car elles peuvent utiliser de façon plus efficace des ressources limitées telles le temps et le personnel. En même temps, vos partenaires – depuis la population jusqu’à d'autres administrations en passant par les entreprises – attendent aussi des services à des prix avantageux et qui permettent de gagner du temps.

Avec les progrès liés au passage au numérique et à la mise en réseau, le succès des entreprises dépend toujours plus du degré de flexibilité et de souplesse avec lequel elles adaptent leurs prestations et les processus sous-jacents aux exigences et besoins des clients.

Efficacité des processus à tous les niveaux de l’administration

Pas de rupture de médias
Attribuer, gérer et archiver le courrier en quelques clics

Les processus numériques sont les plus efficaces lorsqu’il n’y a pas de rupture de médias, car chaque rupture coûte du temps.

Dans les administrations, le courrier postal représente le premier obstacle dans de nombreux processus. Il doit être scanné, rangé et attribué, ce qui est fastidieux. Une réception numérique du courrier constitue la solution. La numérisation du courrier postal fait disparaître tous les processus manuels y étant liés. La première étape est ainsi réalisée sans rupture de médias pour le traitement et l’archivage qui viennent par la suite. La distribution à plusieurs personnes responsables est aussi possible en toute simplicité avec quelques clics.
Qualité supérieure
Un échange de données réussi grâce aux normes

Les normes: elles constituent la condition pour une communication numérique réussie entre différentes parties.

Plusieurs parties sont impliquées dans la plupart des processus de gestion des affaires. Les normes garantissent qu’elles puissent communiquer par le biais de différentes applications logicielles. Les normes facilitent non seulement la communication entre différents systèmes, mais elles garantissent aussi notamment une façon de travailler cohérente des parties impliquées. La qualité des services et des dossiers y étant liés d’une administration augmente de ce fait en définitive.

Source: eCH Association pour les normes de cyberadministration: Digitalisierung dank Standards
Pas de saisies multiples
Les interfaces n’ont plus besoin de saisies multiples

Le travail numérique avec des applications intégratives facilite énormément l’échange de données entre les différents services.

Par exemple, l’application LOGANTO habitants d’Abraxas permet à tous les services et départements d’une commune ou d'une ville d’utiliser les mêmes données personnelles. Des interfaces automatisées pour des applications importantes telles que les impôts, les finances et les services garantissent que les données personnelles correctes et à jour sont toujours utilisées. Ainsi, chaque département ne doit pas mettre à jour lui-même les données personnelles correspondantes: il n’y a plus besoin de saisies multiples.
Economies de temps
Plus de temps pour les services de conseil

Les processus numérisés permettent d’économiser beaucoup de ressources et de temps Du temps qui est libéré pour les compétences clés telles que le conseil personnalisé.

Le Pr Kuno Schedler, vice-recteur et professeur ordinaire d’administration des affaires à l’Université de Saint-Gall remarque également la tendance vers plus de services de conseil en tant que compétence clé de l’administration du futur. Il fait des recherches sur l’administration du futur et affirme que le grand défi sera «de réévaluer l’élément humain».

Les solutions et applications intégratives d'Abraxas facilitent la mise en réseau et donc l'efficacité du travail au sein des différents services d'une administration et entre les différentes administrations. C'est surtout l'échange numérique de données via des interfaces qui permet de gagner du temps. Ce temps gagné peut ensuite être consacré à la compétence clé, de plus en plus importante, du conseil personnalisé pour les demandes de la population.

Kuno Schedler, vice-recteur et professeur ordinaire de gestion d'entreprise à l'Université de Saint-Gall, dans le magazine Abraxas.

Les administrations économisent du temps et des ressources grâce à l’automatisation

Le service d’exploitation électronique de la ville de Saint-Gall montre comment trois offices tirent immédiatement profit des augmentations d’efficacité:

Office des poursuites
En dépit d’une augmentation des cas d’environ 15 % depuis l’introduction d’eSchKG en 2011, ceux-ci ont pu être gérés avec moins de personnel.

Administration fiscale
Il ne faut plus comptabiliser les frais de poursuites, ce qui correspond à environ 100 heures par an.

Office des finances
Les sources d’erreurs sont réduites car tout peut être réalisé sous forme électronique. Les étapes de travail manuelles telles que le scannage ont disparu, Combiné à l’échange majoritairement électronique, cela entraîne une nette augmentation de l’efficacité.

Exemples de processus efficaces

Où en est votre organisation dans la numérisation?

La première étape vers l’administration numérique est un état des lieux. Avec Abraxas Digi-Check, vous pouvez tester le degré de passage au numérique de votre administration sans grand effort. Après avoir répondu à une série de questions, un dossier de conseil individuel avec des mesures appropriées est créé.

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