Abacus Business Software SAC setzt auf eine zukunftssichere ERP-Lösung

Der Schweizer Alpen-Club SAC zählt rund 170'000 Mitglieder. Bekannt ist er für seine Berghütten und Touren, die Leiterausbildungen und Sicherheitskurse, sein Engagement im Jugend- und Leistungsport sowie den Umwelt- und Naturschutz. Die Mitarbeitenden der Geschäftsstelle in Bern stiessen mit ihren komplexen administrativen Anforderungen an die Grenzen ihrer bestehenden Systeme – insbesondere im Bereich Finanzen und Personal. Das bisherige System stiess an seine Grenzen: Prozesse waren papierbasiert, wenig transparent und ineffizient.

Lösung, die mitwächst 

Mit dem neuen ERP-System verfolgt der SAC mehrere strategische Ziele: interne Prozesse digitalisieren, effizienter arbeiten, papierlos werden, Daten sicher in der Schweiz speichern und eine erweiterbare Lösung etablieren, die CRM und Finanzsystem eng verzahnt.  Die Wahl fiel bewusst auf die Schweizer Software Abraxas ABACUS – auch wegen steigender Datenschutzanforderungen.

Die Implementierung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit der spezialisierten Abraxas-Fachabteilung und dauerte rund ein Jahr. Sie umfasste zentrale Module für die Finanzbuchhaltung, wie Debitoren- und Kreditorenmanagement und Budgetierung, aber auch für die Lohnabrechnung und das Personalmanagement, inklusive Stundenerfassung, Absenzen- und Ferienverwaltung.

Schnittstelle verbindet CRM und ERP

Die Integration mit dem bestehenden CRM war der Kern des Projekts. Abraxas entwickelte dafür eine passgenaue REST-API-Schnittstelle. Das SAC-Portal und Abraxas ABACUS kommunizieren heute direkt: Das CRM übergibt Mitgliedschafts- und Kursrechnungen sowie relevante Adressdaten an die Auftragsbearbeitung in Abraxas ABACUS, wo die Informationen nahtlos weiterverarbeitet werden.

Bereits zu Jahresbeginn erzeugte das System mehr als 136'000 Rechnungen und Mitgliederausweise, versandte diese und verbuchte sie korrekt. Wo Papierrechnungen nötig sind, übernimmt das Abraxas-Produktionszentrum in St. Gallen-Winkeln Druck und Versand. So spart der SAC Aufwand und Papier – und leistet einen Beitrag zu seiner Klimastrategie.

Spürbare Vereinfachung im Alltag der SAC-Mitarbeitenden

Nicht nur im Kontakt mit den Mitgliedern bringt das neue System Vorteile. Auch die HR-Prozesse sind nun deutlich einfacher: Die erste erfolgreiche Lohnauszahlung markierte einen wichtigen Meilenstein. Seither läuft das System stabil. Die mobile Zeiterfassung per App sorgt für zusätzlichen Komfort – Mitarbeitende können direkt über ihr Smartphone stempeln oder die Desktop-Applikation nutzen.

Zu den Kunden hin sind Prozesse wie das Kreditorenmanagement vollständig digitalisiert und nachvollziehbar.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Neben der technischen Umsetzung bewertet Nathalie König das Projekt auch zwischenmenschlich positiv: Abraxas überzeugte mit direkter, agiler Zusammenarbeit – spontan und auf Augenhöhe. Für den SAC war dies entscheidend, da solche Projekte naturgemäss mit Herausforderungen verbunden sind. Für Nathalie König ist klar: Wer ein ähnliches Projekt plant, sollte Referenzen prüfen, intern genügend Ressourcen einplanen – und auf einen Partner setzen, der Agilität lebt.

Unsere Leistungen

• Aufnahme und Analyse der System- und Prozess-Anforderungen
• Beratung, Konzeption und Planung der Gesamtlösung
• Parametrisierung und Implementation der Finanz-, HR/Lohn- und Zeiterfassungslösung
• Entwicklung der Rest-API-Schnittstelle zum SAC-Portal
• Hosting und Betrieb der ERP-Lösung in der Abraxas Cloud
• Betreuung bei Go-live mit anschliessendem Support

Unser Mehrwert für Sie

• Abacus ist Marktführer unter den Schweizer ERP-Systemen und bietet modular aufgebaute Software-Lösungen, die mit Ihrem Unternehmen wachsen.
• Abraxas ist Gold-Partner für Abacus-Produkte und verfügt über qualifiziertes und fundiertes Integrations-Know-how.
• Mit der Abacus Business Process Engine digitalisiert Abraxas Geschäftsprozesse nach individuellen Bedürfnissen und integriert diese optimal in die Abacus-Standardlösung.

Details zu unserem fundierten Abacus-Know-how finden Sie hier.